第一阶段：活动策划
　　活动策划阶段所需整套资料为：
　　1.策划书：活动目的、活动时间、活动地点、组织机构（主办、承办、协办、赞助）、参加对象、组织方式（报名、联系人、报名截止时间等）、奖项设置；2.预算；3.物资清单；4.分工清单（总负责人、邀请嘉宾、悬挂横幅、节目、物资、拉赞助、后勤、礼仪、场地布置、纪检、宣传、拍照、报道、主持人、机动小组、场地申请、音响设备、计分人员、颁奖环节）；5.活动评分单、评分细则；6.附件：报名表、报名汇总表、通知。
策划审核通过后，宣传工作所需材料一般为：
　　1.传单（宣传单、通知、报名表、活动议程）；2、邀请函；3、海报、横幅、喷绘等。
　　策划审核通过后，需要筹备的活动物资一般为：
　　1.评分单、评分细则；2.礼仪服装；3.经过审批后的场地申请单；4.台签；5.奖品；6.证书；7.渲染场内气氛所需材料；8.活动节目道具；9.茶水；10.桌布；11.音响设备；12.照相机。
　　第二阶段：活动实施
　　1.场地申请（需要系部审核后的申请单）；实验室申请一般为每周四的下午在金通304办公室申请（具体参照实验课外预约流程）；多媒体教室申请一般需提前一天，在7111办公室申请；诚信讲学堂申请一般提前五天，在团委办公室申请；明理报告厅申请一般提前两个星期，申请时需要辅导员陪同；
　　2.悬挂横幅、张贴海报，邀请记者、联系摄影（大概在活动开始前一周）；
　　3.邀请嘉宾（主席台嘉宾、院系学生会主席、校外来宾），把请帖送到嘉宾手中（一般提前两天）；
　　4.通知参加人员，一般一年级同学必须全部参加；班级组织的活动，要邀请班主任参加，且要求全班同学必须到场；
　　5.活动彩排后，按照节目质量确定节目单，并制作印刷（一般提前两天）；
　　6.活动开展前一天组织活动筹备小组会议，主要讨论活动筹备情况，发现不足及时处理；
　　7.活动场地的布置（活动开始前3小时）；
　　8.活动结束必须当即准备好各项后续宣传工作，例如：报道稿、照片等活动简介资料及时投到院刊、院网、院电视台、广播站、系网，制作宣传海报（贴照片）、制作感谢信、公布获奖作品及名单等；
　　9.活动结束后必须开展总结会议和经费结算。
　　第三阶段：活动总结
　　总结中应体现以下几点：
　　1.活动举行时间，地点，形式；
　　2.活动从开始实施到圆满结束的各个细节（eg：宣传），活动不足点和改进的建议；
　　3.工作人员的名单；
　　4.经费使用情况清单。
　　总结由活动总负责人负责，要求以书面形式提交系学生会办公室。
　　第四阶段：活动相关材料备档
　　1.备档所需材料：策划、发言稿、主持稿、通知、报名表、传单、照片、获奖情况（含成绩）、活动总结、宣传报道；
　　2.使用大信封统一封存，并在信封封面标注活动名称、时间、地点。